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Legal

Política de tratamiento de datos personales

ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. · Última actualización: 22 de julio de 2026

1. Identificación de ADMISOF

2. Marco legal y alcance

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se elabora en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

Esta política aplica a todos los datos personales de personas naturales (propietarios, arrendatarios, residentes, visitantes, personal de vigilancia, administradores de propiedad horizontal, proveedores y empleados) tratados por ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. a través de su sitio web, su plataforma web, su aplicación móvil ADMI, sus dispositivos de hardware integrados (Smart Lockers, controles de acceso) o cualquier otro canal digital o físico.

3. Calidad en la que actúa ADMISOF

3.1. Datos de las copropiedades: ADMISOF es Encargado del Tratamiento

Cada copropiedad que contrata la plataforma ADMI es y sigue siendo la única dueña y Responsable de la base de datos de sus propietarios, arrendatarios, residentes, visitantes y personal. Es la copropiedad quien decide sobre esa información y quien obtiene la autorización de los Titulares para tratarla.

Frente a esos datos, ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento: los trata por cuenta y bajo las instrucciones de la copropiedad, únicamente para prestarle el servicio, y no adquiere derecho alguno de propiedad sobre ellos. Las condiciones de ese encargo constan en el contrato de transmisión de datos suscrito con cada copropiedad.

3.2. Datos propios: ADMISOF es Responsable del Tratamiento

ADMISOF actúa como Responsable únicamente respecto de los datos que recolecta para su propia actividad: los de quienes visitan su sitio web o diligencian el formulario de contacto o demostración, los de los representantes y administradores de las copropiedades en su relación comercial con ADMISOF, y los de sus proveedores y empleados.

4. Compromiso de no comercialización

ADMISOF nunca comercializa, vende, alquila, cede ni comparte con terceros la información de los residentes ni los demás datos de las copropiedades, ni los utiliza para publicidad, perfilamiento comercial o finalidades propias. Solo los entrega a autoridades públicas en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, informando a la copropiedad cuando la ley no lo prohíba.

No se consideran terceros los proveedores tecnológicos descritos en la sección 11, que procesan la información solo por cuenta de ADMISOF y para prestar el servicio.

5. Definiciones

Para la interpretación de la presente política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones legales y operativas:

6. Principios rectores del tratamiento

ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. aplicará de manera estricta los siguientes principios:

  1. Legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la legislación colombiana vigente.
  2. Finalidad: los datos recolectados tendrán una finalidad legítima y explícita, informada previamente al Titular.
  3. Libertad: el Tratamiento solo se efectuará con la autorización previa, expresa e informada del Titular, obtenida por el Responsable correspondiente.
  4. Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  5. Transparencia: se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de sus datos.
  6. Acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos y la ley.
  7. Seguridad: los datos se conservarán bajo medidas técnicas de cifrado y aislamiento que impidan su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
  8. Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a mantener reserva profesional sobre los datos.

7. Datos tratados y finalidades

7.1. Datos tratados en la plataforma ADMI (por cuenta de la copropiedad)

Según el rol dentro de la aplicación ADMI, se podrán tratar los siguientes datos:

El desbloqueo de la aplicación con huella o reconocimiento facial se realiza mediante la función biométrica del propio dispositivo: ADMISOF no recibe, almacena ni tiene acceso a la huella ni al rostro del Usuario.

7.2. Finalidades del tratamiento en la plataforma

7.3. Datos tratados por ADMISOF como Responsable

7.4. Pagos en línea

Cuando la copropiedad habilita el pago en línea, las transacciones se procesan en las pasarelas de pago de terceros (como Wompi o ePayco), sujetas a sus propios términos y políticas de privacidad. ADMISOF no recibe ni almacena números de tarjetas de crédito ni credenciales bancarias de los Usuarios.

8. Tratamiento de datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes (NNA)

8.1. Datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)

El tratamiento de datos de menores de edad es de carácter excepcional y solo se realizará cuando los datos sean de naturaleza pública o para garantizar la seguridad dentro del conjunto residencial, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales. La autorización deberá ser otorgada siempre por el representante legal del menor (padre, madre o tutor).

9. Derechos de los titulares (Habeas Data)

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada.
  3. Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley de protección de datos, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo.
  5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a su permanencia en la base de datos.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.

10. Procedimiento para el ejercicio de los derechos (PQRS de Habeas Data)

Los Titulares podrán ejercer sus derechos enviando una solicitud formal al correo electrónico exclusivo: info@admisof.com.

Cuando la solicitud se refiera a datos de una copropiedad, la responsable de resolverla es la copropiedad. En ese caso, ADMISOF la trasladará a la administración del conjunto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, informará de ello al Titular y prestará a la copropiedad el apoyo técnico necesario para responder dentro de los términos legales. Las solicitudes sobre los datos de la sección 7.3 las resuelve directamente ADMISOF.

10.1. Trámite de consultas

10.2. Trámite de reclamos (corrección, actualización o supresión)

11. Transmisión y transferencia internacional de datos

Para prestar el servicio, ADMISOF se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como subencargados: Microsoft, Google LLC ,sistemas operativos móviles de Apple y Google. Sus centros de datos pueden estar ubicados fuera de Colombia, por lo que la información puede ser objeto de transmisión internacional. La relación detallada de estos proveedores, con el servicio que prestan y la fecha de cada cambio, forma parte del contrato suscrito con cada copropiedad, a la que ADMISOF informará la incorporación de un subencargado nuevo con una antelación de quince (15) días.

ADMISOF exige a estos proveedores obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de esta política; los proveedores de infraestructura en la nube que utiliza cuentan con certificaciones internacionales de seguridad de la información (ISO/IEC 27001, SOC 1, SOC 2).

12. Seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad, ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar confidencialidad e integridad a la información:

Incidentes de seguridad. Si se presenta un incidente que comprometa datos personales, ADMISOF lo informará a la copropiedad afectada a más tardar dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su confirmación, adoptará las medidas para contenerlo y colaborará en los reportes que deban presentarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Datos anonimizados. ADMISOF puede generar estadísticas agregadas y anonimizadas, que no permiten identificar a ningún Titular ni a la copropiedad, con el único fin de operar, asegurar y mejorar la plataforma.

13. Eliminación de la cuenta y conservación de datos

El Titular puede solicitar en cualquier momento la eliminación de su cuenta, sin necesidad de justificar el motivo y sin que se le exija estar a paz y salvo. Hay dos vías, ambas equivalentes:

Qué se elimina. El nombre, el correo electrónico, el número de teléfono, las credenciales de acceso, las sesiones abiertas en cualquier dispositivo y los registros de dispositivos para notificaciones. El Titular pierde de inmediato el acceso a todas las unidades y copropiedades a las que estuviera vinculado.

Qué se conserva y por qué. La copropiedad conserva los registros contables y de convivencia asociados a la unidad residencial —facturación, pagos, recaudos, actas de asamblea y votaciones, procesos de sanción, PQRS y minutas de portería—. Estos registros pertenecen al inmueble y no a la cuenta, y su conservación responde a un deber legal y contractual de permanecer en la base de datos, que la Ley 1581 de 2012 (artículo 15) y el Decreto 1074 de 2015 admiten como excepción a la supresión: la copropiedad está obligada a conservar su contabilidad y sus libros de actas. En dichos registros ya no figuran el nombre ni los datos de contacto del Titular: el registro queda identificado únicamente por un número interno sin significado personal.

Censo de la unidad. El registro de quién es propietario o residente de cada unidad es información de la copropiedad, que es la Responsable: al eliminar la cuenta se elimina el acceso y los datos de contacto, pero no el registro de quién ocupa la unidad, que la administración actualiza.

Procesos en curso. Si el Titular tiene un proceso sancionatorio o una impugnación en curso, la anonimización de su nombre en esos expedientes se difiere hasta que el proceso termine, para no afectar el debido proceso, y se le informa ese motivo. Este procedimiento se ejecuta como instrucción de la copropiedad según el anexo de tratamiento del contrato.

Obligaciones pendientes. Si la unidad tiene saldos a cargo, la obligación permanece asociada al inmueble y a su propietario inscrito. La eliminación de la cuenta no extingue, condona ni modifica esa deuda.

Plazo. La solicitud realizada desde la aplicación se ejecuta de inmediato. La presentada por el formulario web se atiende en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

14. Conservación de la información y terminación del servicio

Los datos de cada copropiedad se conservan mientras esté vigente su contrato con ADMISOF, salvo los tipos de dato que tienen un plazo propio de supresión o anonimización, descritos abajo. La copropiedad, en su calidad de Responsable, puede instruir plazos distintos dentro de los rangos que ofrezca la plataforma.

La plataforma no es el archivo legal de la copropiedad. Las obligaciones de llevar y conservar los libros de actas, el registro de propietarios y residentes, la contabilidad y sus soportes corresponden a la copropiedad (Ley 675 de 2001, artículo 51, y las normas contables aplicables). La copropiedad debe exportar y conservar por sus propios medios la información que la ley le obligue a guardar; ADMISOF la conserva únicamente durante la vigencia del contrato y los plazos de terminación pactados.

Plazos por tipo de dato. Vencido cada plazo, la información se elimina o se anonimiza de forma automática, conservando el registro del hecho pero no el dato personal:

Las evidencias de PQRS, procesos sancionatorios, órdenes de trabajo y reservas no tienen plazo automático de supresión, porque constituyen el expediente de cada actuación y pueden ser consultadas tiempo después; se conservan mientras la copropiedad las mantenga y dentro de la capacidad de almacenamiento de su plan.

Fotografías de paquetería. Las fotografías tomadas al recibir un paquete o correspondencia se eliminan automática y permanentemente a los treinta (30) días calendario de que el paquete haya sido entregado al residente. La información textual del registro (fecha, hora y estado de entrega) se mantiene en el historial de la copropiedad, pero la imagen deja de estar disponible.

Cuando el contrato termina, la copropiedad cuenta con treinta (30) días calendario para solicitar una copia de su información. Vencido ese plazo, ADMISOF suprime los datos dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes, salvo la información que deba conservar por obligación legal. Las copias de respaldo se eliminan en su ciclo ordinario de rotación y, entretanto, permanecen bajo las mismas medidas de seguridad.

Los datos que ADMISOF trata como Responsable (sección 7.3) se conservan mientras dure la relación comercial o el interés del Titular en recibir información, y durante el término legal aplicable a los archivos contables y comerciales.

15. Vigencia y modificaciones

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación en el sitio web oficial www.admisof.com.

ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. podrá modificar esta política. Cualquier cambio sustancial será notificado a los Titulares a través de la aplicación móvil ADMI o del correo electrónico registrado antes de su entrada en vigencia.

Fecha de última actualización: 22 de julio de 2026. · ADMISOF Soluciones de Software S.A.S.

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