Legal
Política de tratamiento de datos personales
1. Identificación del responsable del tratamiento
- Razón social: ADMISOF Soluciones de Software S.A.S.
- NIT: [902088655-4]
- Domicilio principal: Bogotá D.C., Colombia
- Correo electrónico oficial (Habeas Data): info@admisof.com
- Sitio web: www.admisof.com
- Aplicación móvil / plataforma:ADMI
2. Marco legal y alcance
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se elabora en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.
Esta política aplica a todos los datos personales de personas naturales (propietarios, arrendatarios, residentes, visitantes, personal de vigilancia, administradores de propiedad horizontal, proveedores y empleados) recolectados y tratados por ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. a través de su sitio web, su plataforma web, su aplicación móvil ADMI de ADMISOF, sus dispositivos de hardware integrados (Smart Lockers, controles de acceso) o cualquier otro canal digital o físico.
3. Definiciones
Para la interpretación de la presente política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones legales y operativas:
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento por parte de la plataforma ADMISOF.
- Copropiedad / conjunto residencial: persona jurídica (Propiedad Horizontal) que contrata los servicios de la plataforma ADMISOF y actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de sus residentes.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. datos biométricos, fotografías de rostros, registros de huellas o documentos de identidad).
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable. Para los efectos de la plataforma en la copropiedad, ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. actúa principalmente como Encargado del Tratamiento respecto de la información operativa del conjunto.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento.
- Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento (residentes, visitantes, vigilantes, etc.).
4. Principios rectores del tratamiento
ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. aplicará de manera estricta los siguientes principios:
- Legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la legislación colombiana vigente.
- Finalidad: los datos recolectados tendrán una finalidad legítima y explícita, informada previamente al Titular.
- Libertad: la recolección de datos solo se efectuará con la autorización previa, expresa e informada del Titular.
- Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de sus datos en nuestras bases de datos.
- Acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos y la ley.
- Seguridad: los datos se conservarán bajo medidas técnicas de encriptación y aislamiento que impidan su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a mantener reserva profesional sobre los datos.
5. Datos recolectados y finalidades del tratamiento
5.1. Tipos de datos recolectados
Según el rol dentro de la aplicación ADMI de ADMISOF, se podrán recolectar los siguientes datos:
- Propietarios y arrendatarios: nombre completo, número de identificación, correo electrónico, número telefónico, unidad residencial (bloque/apartamento), estado de cuenta de administración, registros de pago, historial de PQRs, reservas de zonas comunes y registros de mascotas y vehículos.
- Visitantes: nombre completo, número de documento de identidad, fotografía (en caso de registro en portería), unidad destino, fecha/hora de ingreso y salida, y código QR temporal de acceso.
- Personal de vigilancia y administración: nombre completo, cédula, teléfono, registro de turnos, marcaciones de rondas perimetrales y anotaciones en bitácora digital.
- Datos de paquetería (Smart Lockers): código de rastreo, fotografía del paquete, código PIN/QR de apertura y fecha/hora de retiro.
5.2. Finalidades específicas del tratamiento
La información personal es tratada para las siguientes finalidades:
- Gestionar la plataforma digital de administración de propiedad horizontal ADMI.
- Facilitar el control de acceso peatonal y vehicular de residentes y visitantes a las copropiedades.
- Operar el módulo de paquetería e integración con casilleros inteligentes (Smart Lockers), notificando al residente la recepción y retiro de correspondencia.
- Permitir la gestión financiera, visualización de estados de cuenta y cobro de cuotas de administración.
- Facilitar la comunicación interna mediante el módulo de noticias, comunicados y citación a Asambleas de Copropietarios.
- Permitir la votación electrónica segura dentro de las Asambleas.
- Gestionar y hacer seguimiento a Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRs).
- Administrar las reservas de zonas comunes (salones sociales, zonas BBQ, etc.).
6. Tratamiento de datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes (NNA)
6.1. Datos sensibles (biometría e imágenes)
ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. podrá capturar datos biométricos (fotografías para validación de visitantes o registro en portería). El Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles. Cuando el otorgamiento de datos sensibles sea opcional, se le informará explícitamente al Titular. En caso de otorgarse, estos datos se tratarán con los más altos estándares de encriptación y únicamente para fines de seguridad de la copropiedad.
6.2. Datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)
El tratamiento de datos de menores de edad es de carácter excepcional y solo se realizará cuando los datos sean de naturaleza pública o para garantizar la seguridad dentro del conjunto residencial. La autorización deberá ser otorgada siempre por el representante legal del menor (padre, madre o tutor), garantizando el respeto por sus derechos fundamentales.
7. Derechos de los titulares (Habeas Data)
Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ADMISOF Soluciones de Software S.A.S.
- Solicitar prueba de la Autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley de protección de datos, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante La Empresa.
- Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a su permanencia en la base de datos.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.
8. Procedimiento para el ejercicio de los derechos (PQRS de Habeas Data)
Los Titulares podrán ejercitar sus derechos enviando una solicitud formal al correo electrónico exclusivo: habeasdata@admisof.com.
8.1. Trámite de consultas
- El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que reposa en nuestras bases de datos.
- La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
- Si no fuere posible atenderla en dicho plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles adicionales.
8.2. Trámite de reclamos (corrección, actualización o supresión)
- El reclamo debe dirigirse a ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. incluyendo: nombre e identificación del Titular, descripción clara de los hechos, dirección de contacto y documentos de soporte.
- Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si no fuere posible atenderlo, se informará al interesado y la respuesta se dará en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles adicionales.
9. Transmisión y transferencia de datos
ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. podrá realizar la transmisión o transferencia internacional de datos personales a servidores e infraestructura en la nube.
La Empresa garantiza que estos proveedores cumplen con estándares internacionales de seguridad de la información (ISO/IEC 27001, SOC 1, SOC 2) y que la transmisión se realiza al amparo de Contratos de Transmisión de Datos que garantizan el cumplimiento de la ley colombiana.
10. Seguridad de la información
En desarrollo del principio de seguridad, ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar confidencialidad e integridad a la información:
- Encriptación de datos en tránsito (TLS/SSL) y en reposo (AES-256).
- Controles de acceso basados en roles estrictos.
- Monitoreo de logs y auditoría de accesos.
- Protocolos de aislamiento de bases de datos por copropiedad (Multi-tenant security).
11. Eliminación de la cuenta y conservación de datos
El Titular puede solicitar en cualquier momento la eliminación de su cuenta, sin necesidad de justificar el motivo y sin que se le exija estar a paz y salvo. Hay dos vías, ambas equivalentes:
- Desde la aplicación móvil ADMI: icono Mi cuenta en la pantalla principal → Eliminar cuenta. Se pide confirmar la identidad (contraseña, o el correo de la cuenta si se ingresa con Google) y confirmar la acción.
- Sin la aplicación instalada: a través del formulario publicado en www.admisof.com/eliminar-cuenta.html.
Qué se elimina. El nombre, el correo electrónico, el número de teléfono, las credenciales de acceso, las sesiones abiertas en cualquier dispositivo y los registros de dispositivos para notificaciones. El Titular pierde de inmediato el acceso a todas las unidades y copropiedades a las que estuviera vinculado.
Qué se conserva y por qué. La copropiedad conserva los registros contables y de convivencia asociados a la unidad residencial —facturación, pagos, recaudos, actas de asamblea y votaciones, procesos de sanción, PQRS y minutas de portería—. Estos registros pertenecen al inmueble y no a la cuenta, y su conservación responde a obligaciones legales de archivo contable y de propiedad horizontal, causal admitida por el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013 como excepción a la supresión. En dichos registros ya no figuran el nombre ni los datos de contacto del Titular: el registro queda identificado únicamente por un número interno sin significado personal.
Obligaciones pendientes. Si la unidad tiene saldos a cargo, la obligación permanece asociada al inmueble y a su propietario inscrito. La eliminación de la cuenta no extingue, condona ni modifica esa deuda.
Plazo. La solicitud realizada desde la aplicación se ejecuta de inmediato. La presentada por el formulario web se atiende en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
12. Vigencia y modificaciones
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación en el sitio web oficial www.admisof.com.
ADMISOF Soluciones de Software S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será notificado a los Titulares a través de la aplicación móvil ADMISOF o correo electrónico registrado antes de su entrada en vigencia.
La base de datos se mantendrá activa durante el tiempo que subsista la relación contractual con las copropiedades o durante el término de ley aplicable para la conservación de archivos contables y legales.
13. Política de Retención de Fotografías y Registros Temporales
Con el fin de optimizar el almacenamiento y proteger la privacidad de los usuarios, la plataforma ADMI aplica políticas de retención temporal sobre el contenido multimedia generado en la copropiedad:
Fotografías de Paquetería y Correspondencia: Las imágenes capturadas para la notificación de recepción de paquetes se conservarán en nuestros servidores por un período máximo de 30 días calendario a partir de su registro. Transcurrido este plazo, las imágenes serán eliminadas automáticamente de manera permanente.
Registros e Históricos: La información textual del registro (fecha, hora y estado de entrega) se mantendrá en el historial de la copropiedad, pero el archivo de imagen adjunto dejará de estar disponible.
Fecha de última actualización: 22 de julio de 2026. · ADMISOF Soluciones de Software S.A.S.