Módulo de finanzas
Software de cartera y recaudo para propiedad horizontal
Facturación mensual automática, cartera con interés de mora, pagos en línea con PSE y contabilidad por partida doble. Todo el ciclo financiero de la copropiedad en un solo sistema, sin hojas de cálculo paralelas.
¿Qué resuelve el módulo?
- Facturación mensual automática: genera la cuota de administración de todas las unidades a partir de los rubros y el coeficiente de cada una, sin rehacer el cálculo cada mes.
- Cartera con interés de mora: el sistema aplica la tasa de mora que configure la copropiedad, cuenta los días de atraso y liquida el interés sobre cada cargo vencido.
- Pagos en línea con PSE y tarjeta: el residente paga desde la aplicación y el pago se concilia contra su estado de cuenta sin registro manual.
- Estado de cuenta por unidad: cada propietario o arrendatario ve sus cargos, abonos, saldo y días de mora, con el detalle de cómo se compone la cuota.
- Libro contable con partida doble: todo movimiento queda asentado como débito y crédito sobre los rubros contables, con cierres de período.
- Presupuesto, fondos y cuotas extraordinarias: control del presupuesto aprobado en asamblea, del fondo de imprevistos y de las cuotas de fondo o extraordinarias que se aprueben.
- Paz y salvo en línea verificable: se emite desde la plataforma con un código que cualquier tercero puede verificar, sin llamar a la administración.
- Reportes y situación financiera: informes de recaudo, gastos, unidades en mora y estado general para presentar al consejo o a la asamblea.
El problema real: la cartera
La morosidad es el primer dolor de cualquier administrador de propiedad horizontal. No aparece por falta de voluntad de pago, sino porque el proceso está roto: la cuota se calcula en una hoja de cálculo, el interés de mora se liquida a mano cuando alguien se acuerda, los pagos llegan por transferencia sin referencia y la conciliación se hace días después. Cuando el consejo pregunta cuánto se debe, la respuesta tarda.
El módulo de finanzas y recaudo de ADMI cierra ese ciclo completo: facturar, cobrar, recibir el pago, conciliarlo y contabilizarlo ocurren dentro del mismo sistema, sobre los mismos datos.
Cómo funciona el ciclo mensual
1. Configuración de rubros y presupuesto
La administración define los rubros que componen la cuota —administración, fondo de imprevistos, parqueadero, servicios— y el presupuesto aprobado en asamblea. Cada rubro tiene su tratamiento contable, de modo que lo que se factura y lo que se contabiliza nunca se separan.
2. Generación de la facturación
Con un solo proceso se genera la facturación del período para todas las unidades. El valor de cada una sale de su coeficiente de copropiedad y de los cargos particulares que tenga: una multa, una reserva del salón comunal, una cuota extraordinaria aprobada.
3. Cobro, mora y pago en línea
La unidad recibe su estado de cuenta en la aplicación y puede pagar con PSE, tarjeta o débito automático. Si el pago no llega a tiempo, la plataforma cuenta los días de mora y aplica automáticamente la tasa configurada, guardando qué tasa se usó en cada liquidación para que el cálculo sea auditable después.
4. Conciliación y contabilidad
Los pagos en línea se concilian solos. Los que llegan por consignación se registran como pago manual o los sube el propio residente como comprobante para que la administración lo valide. En ambos casos el asiento contable queda hecho, con su débito y su crédito, listo para el cierre del período.
5. Paz y salvo sin fricción
Cuando una unidad se vende o se arrienda, el paz y salvo se emite desde la plataforma con un código de verificación. La inmobiliaria o el comprador validan el documento por su cuenta, sin depender de que la administración conteste el teléfono.
Qué gana cada rol
El administrador deja de reconstruir la cartera a mano y presenta cifras cerradas. El consejo de administración consulta el estado financiero cuando quiere, sin pedirlo. El propietario o arrendatario entiende qué está pagando y puede hacerlo desde el celular, que es la forma más barata de reducir la mora.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan
¿El sistema calcula solo el interés de mora?
Sí. La copropiedad configura la tasa de mora aplicable y la plataforma cuenta los días de atraso de cada cargo vencido y liquida el interés. Cada liquidación guarda la tasa que se usó, de modo que el cálculo queda auditable si alguien lo reclama.
¿Maneja el fondo de imprevistos que exige la Ley 675?
Sí. El fondo de imprevistos se maneja como un rubro propio dentro de la facturación y tiene su control de saldo y movimientos, separado de los recursos de operación.
¿Puedo emitir paz y salvo desde la plataforma?
Sí, y con verificación pública: el documento sale con un código que un tercero puede validar en línea sin pasar por la administración.
¿Con qué pasarela de pagos funciona?
La pasarela se configura desde la administración y habilita el pago con PSE, tarjeta y débito automático. El pago del residente se concilia automáticamente contra su estado de cuenta.
¿Sirve para llevar la contabilidad completa de la copropiedad?
Sí. El módulo lleva libro contable por partida doble sobre los rubros configurados, con registro de gastos, cierres de período y reportes de situación financiera.
¿Qué pasa con los pagos que llegan por consignación?
Se pueden registrar como pago manual desde la administración, o el residente sube el comprobante desde la aplicación para que la administración lo valide. En los dos casos queda el asiento contable correspondiente.
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